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個人情報保護への取り組み



2005年4月1日より「個人情報の保護に関する法律」が施行されました。学校法人日本女子大学(以下「本学」という)では、在学生の個人情報ばかりではなく、保護者や卒業生、教職員の個人情報も多く取り扱っています。個人情報の不正使用や流出を防ぎ、個人情報を適切に使用していくためには、教職員の個人情報保護へのさらなる意識向上が必要となります。本学では、「個人情報保護方針」を定め、教職員全員が認識をあらたに個人情報保護への取り組みに努めてまいります。



1.個人情報の取得



本学がみなさまから個人情報を取得する場合には、利用目的を明示したうえで、その目的達成に必要な範囲で取得させていただきます。



2.個人情報の利用



みなさまからご提供いただいた個人情報は、予めご同意いただいた趣旨、利用目的の範囲内のみで利用させていただきます。この範囲を超えてみなさまの個人情報を利用させていただく場合には、事前にみなさまにその目的および利用範囲をお知らせし、ご同意をいただくものとさせていただきます。
なお、本学におけるみなさまから取得しました個人情報の利用目的は以下のとおりです。

(1) 学生・生徒等
履修相談、履修登録、授業実施、成績処理、単位認定、卒業に関すること。
各種資格判定、申請に関すること。
学籍関係手続き、各種証明書発行に関すること。
学生生活、厚生に関すること。
留学、語学研修に関すること。
就職、キャリア支援に関すること。
図書館サービスに関すること。
健康管理に関すること。
教育の改善および支援に関すること。

(2) 保証人・保護者等
学生・生徒等の修学指導等に必要な連絡に関すること。
各種送付物(学費納付書、学園広報、学園事業の支援、学園行事案内等)の発送に関すること。

(3) 卒業生
各種証明書発行に関すること。
図書館サービスに関すること。
就職状況調査に関すること。
大学主催行事、講演等の広報に関すること。

(4) 公開講座受講者
公開講座、イベント及びVOD(ビデオ オン デマンド)講座・情報等の広報および受講手続きに関すること。
講座運営に関すること。

(5) 相談事業利用者、施設利用者
心理・教育・福祉等の各種相談事業に関すること。
施設利用手続きに関すること。

(6) 入学志願者
学校案内、相談会等に関すること。
募集に関すること。
入学試験に関すること。
入学手続きに関すること。

(7) 資料請求者
資料等発送、諸行事案内に関すること。

(8) 教職員
人事、給与に関すること。
労務、採用、出張に関すること。
福利厚生に関すること。
保険に関すること。
健康管理に関すること。
研究業績に関すること。
書類等の発送に関すること。
諸通知に関すること。
財務、庶務および組織運営に関すること。

(9) 企業・団体
契約に関すること。
納入、請求管理に関すること。
諸通知に関すること。



3.正確性の確保



本学は、利用目的に応じて取り扱う個人データを、利用目的の達成に必要な範囲内で正確かつ最新の内容で保持すべく努めます。



4.個人情報のための安全管理



個人情報の正確性および安全性を確保するため、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改竄ならびに漏洩等の予防および是正に努めます。

(1) 学内体制
本学は、個人情報の取り扱いおよびシステムに関して学内規程および必要なルールを策定するとともに、部門ごとに管理者を置く等組織を整備し、個人情報保護を遵守する体制を構築いたします。

(2) 安全管理措置
本学は、みなさまの個人情報を厳重に管理し、不正アクセス・紛失・破壊・改竄・漏洩等に対する予防措置および安全対策を講じます。

(3) 学内教育
本学は、教職員に対する個人情報保護についての教育訓練を行い、その内容を学内に周知徹底させます。



5.個人情報の開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去



(1) 開示・訂正等のご請求につきましては、本学所定の書面にご記入いただき、ご請求者がご本人であることを確認できる書類とともに提出していただいた上で、手続きを行います。電話やファックスによる問い合わせ、開示請求は原則として受けつけません。また、内容により、保護者等による請求が必要となる場合があります。
開示・訂正等のご請求につきましては、下記12の連絡先にお問合せください。
なお、手数料をいただく場合がありますのでご了承ください。

(2) 本学がお預かりするみなさまの個人情報に関して、みなさまが個人情報の確認・訂正等をご希望される場合には、合理的かつ必要な範囲内において担当部署で速やかに対応させていただきます。

(3) 開示請求に係る保有個人情報の全部または一部を開示しない場合は、理由を添えてその旨ご連絡いたします。
なお、不服がある場合は、個人情報保護委員会までお申し出ください。



6.個人情報の第三者への提供



本学は、次の場合を除き、みなさまからご提供いただいた個人情報を第三者に提供することはありません。

(1) みなさまから第三者への情報提供についてご同意いただいた場合

(2) 個人を識別できない状態で提供する場合

(3) 業務を円滑に進める等の理由で外部業者に取扱いを委託する場合(この場合には、充分な保護水準を備えている委託先を選定し、漏洩や再提供を防止することを契約により義務付ける等の方法により、適切な管理を実施します)。

(4) 法令等により要請を受けた場合

(5) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、みなさまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

(6) 本学の権利や財産を保護する目的がある場合
なお、みなさまからご同意いただいた場合でも、第三者にみなさまの個人情報を提供する場合には、当該第三者と個人情報の保護に関する取り決め等を行い、個人情報の保護に努めます。



7.一般社団法人日本女子大学教育文化振興桜楓会との共同利用について



本学では、個人情報を卒業後も卒業生情報として管理する他、在学生の交流、卒業生の親睦や互助に資することを利用目的の範囲として、行事・催し物等の案内、機関誌等の送付など、卒業生情報を共同で管理・利用することを目的として、一般社団法人日本女子大学教育文化振興桜楓会と共同で利用させていただきます。
なお、一般社団法人日本女子大学教育文化振興桜楓会は、個人情報保護に必要な安全管理措置を講じております。また、提供していただいた個人情報を共同利用の範囲を超えて第三者に提供することはありません。



共同利用目的 在学生の交流、卒業生の親睦や互助に資すること
共同利用するデータ項目 氏名、学籍番号、卒業年月日(修了年月日)、回生、学部学科専攻(研究科専攻)、住所、電話番号、携帯電話番号、FAX、E-mail、帰省先


8.Webサイトにおける扱い



本個人情報保護方針は、本学のWebサイトを通じてみなさまにご提供いただく個人情報についても適用します。本個人情報保護方針の趣旨・利用目的にご同意いただけない場合は、個人情報のご提供をお控えください。ただし、その場合、本学Webサイトで提供するサービスがご利用になれない場合がありますので、予めご了承ください。



9.個人情報保護方針の変更



(1) 本学は、個人情報保護方針の一部または全部を随時変更する権利を有します。個人情報保護方針の変更は、変更された個人情報保護方針を当Webサイトに掲載した時点で発行するものとします。
なお、個人情報保護方針の変更以前に当Webサイトを通じてご提供いただいた個人情報についても、変更後の個人情報保護方針を適用させていただきます。

(2) 本学は、情報通信技術の進歩、個人情報保護に係る社会的ニーズの変化等に応じて個人情報保護方針を適宜見直し、継続的に改善を図ります。



10.個人情報保護管理者



本学では、個人情報保護管理者を置き、全学的な個人情報の保護活動の実施および運用に関する責任および権限を与えます。



11.個人情報保護に関する体制



個人情報保護に関する取り組みを継続的に実施するため、個人情報保護方針、規程、細則、組織体制等を個人情報保護委員会において定期的かつ必要に応じて見直しを行い継続的改善に努めてまいります。



12.個人情報に関する相談窓口(総務部総務課)



〒112-8681 東京都文京区目白台2-8-1
Tel. 03-5981-3114
Fax. 03-5981-3117